はじめに：iPhoneで仕事を“スマートに回す”という選択肢
在宅ワーカーとして、特に障がいのある方や業務を効率化したい職員の方々にとって、「パソコンを立ち上げる」「手帳を広げる」などの動作は、体力・環境・集中力の観点でハードルになることがあります。しかし、常に手元にあるiPhone を活用してタスク管理を一元化できれば、動線も思考もシームレスになります。
私自身、iPhoneだけで数年前からタスクを回すようにしてから、業務の抜け漏れが激減し、ストレスも軽くなりました✨
「iPhoneひとつでタスク管理を完結させる方法」 を、具体的なツール活用例とともにご紹介します。
目次（見通し）
- なぜ「iPhoneだけで管理」すべきか：メリットと注意⚠
- 段階別・iPhone活用法 〜 “まずは標準アプリ” から “外部ツール活用” まで
- おすすめツール／アプリ5選と使いこなしポイント💡
- 実践ルーチン：1日の中でiPhoneをタスク管理に“組み込む”方法
- 継続・振り返りの仕組み化
- まとめ：あなたに合った“最小限の仕組み”を見つけよう！
1. なぜ「iPhoneだけで管理」すべきか：メリットと注意点
1-1 iPhoneだけで全てを回せる利便性
- 持ち運び／起動の速さ：パソコンを開くまでの時間を省略できる
- 常に手元で確認できる：思いついた瞬間にタスク入力・修正
- 通知・リマインダーを活用できる：締め切りや期限を逃しにくい
- 他デバイスとの同期（iCloud等）：iPadやMacなどを併用する場合もシームレスに情報共有可能
1-2 注意点⚠・限界を把握しておく
- 画面が小さい：一度に表示できる情報量が限られる
- 入力しづらさ：細かい内容や添付ファイルなどはPCより手間
- 多機能すぎるツールは使いこなせない可能性も
- 通知乱立で集中力がそがれるリスク
このような「限界」を知ったうえで、自分の業務量・スタイルに合ったアプリや運用設計をすることが、iPhoneタスク管理成功の鍵になります。
2. 段階別・iPhone活用法 〜 “まずは標準アプリ” から “外部ツール活用” まで
iPhoneひとつで完結させる方法は、「段階的に導入」するのが無理が少ないです。以下の3ステップを意識して進めていくと、挫折しにくくなります。
2-1 フェーズ A：標準アプリ（リマインダー・メモ）で“まず慣れる”
iPhoneには「リマインダー」「メモ」「カレンダー」が標準搭載されており、無償で使えます。これらを使いこなすことが、iPhoneだけでタスク管理を回すための基盤になります。
まずは、この3つのアプリをうまく活用してみましょう！
▽こちらも参考にしてみてください▽
使いこなしのポイント
- リマインダーでタスクを登録し、通知を設定
- リスト／カテゴリを分けて整理（仕事／プライベート／習慣など）
- サブタスクを使って“タスクを分割”
- メモのチェックリスト機能活用📝
- リストの共有：iCloud経由で他の人と共有可
- ウィジェット表示で常に目に触れるようにする
このフェーズで「iPhoneだけでタスクを扱う感覚」をつかむことが大切です👍
▽iOSの集中モードも大変役に立ちます！ご参考にこちらの記事も合わせてご覧ください。▽
2-2 フェーズ B：専用アプリを導入して“管理力を強化”
標準アプリで基本を押さえたら、より柔軟な運用をしたい人には外部アプリを導入することで使い勝手が大きく向上します。
同期、複雑な繰り返し・優先順位操作、テンプレート管理、視覚化などの機能があります。
💡この段階では、「標準アプリ＋1〜2個のツール」の組み合わせで始めるのがオススメです。
2-3 フェーズ C：他アプリとの連携・自動化を取り入れる
タスクアプリとカレンダーアプリ、メールやチャットツールと連携させる。
自動化（たとえば、メール受信 → タスク化）を少しずつ取り入れて、入力の手間を減らしていくフェーズです。
iPhoneショートカットアプリを使ったワークフローを組むのも効果的です。
3. おすすめツール／アプリ5選と使いこなしポイント
ここでは、iPhoneだけでタスク管理を完結するために使いやすく評判の良いアプリを5つ紹介します。用途や好みに合わせて組み合わせて使うと良いでしょう！
| アプリ名 | 特長・強み | 注意すべき点 | 公式URL／ダウンロード |
|---|---|---|---|
| Todoist | シンプルかつパワフル。タスク入力、リマインダー、ラベル、プロジェクト管理、カレンダー連携などが揃っている。 | 無料版では機能制限あり。テンプレートや高度なフィルターは有料プランが必要 | Todoist公式（App Store） |
| TickTick | タスク＋カレンダー機能が統合されており、複数通知、リスト共有も可能。 | 多機能ゆえに最初は操作に迷う可能性あり。無料枠に制限あり | TickTick公式（App Store） |
| Focus To-Do | ポモドーロタイマー機能とタスク管理を兼ね備えていて、集中と区切りを意識しやすい。 | タスク数や通知の制限は有料プランで拡張 | Focus To-Do公式（App Store） |
| Apple リマインダー（標準） | 無料、iOSに最初から備わっており同期性や共有性もあり、普段使いに最適。タスク・プロジェクト管理ツールJooto (ジョートー)+1 | 高度な運用や可視化にはやや物足りなさがある | —（iOSに標準搭載） |
| Notion | タスク管理＋情報整理（メモ、DB、文書）を一体化できる。視覚的に整理可能 | 起動が重くなること、タスク管理だけに使うと冗長になることあり | Notion公式（Apple store） |
それぞれの“私なりの使いこなしポイント💡”
- Todoist：毎朝「今日やることリスト」を作る → 午後時点で見直す
- TickTick：カレンダービューとの切り替えを活用して、「時間管理」と「タスクリスト」の両方を見渡す
- Focus To-Do：ポモドーロ時間でタスクを区切る → タスク過多を抑える
- リマインダー：まずはこれで登録→慣れてきたら外部ツールへ移行
- Notion：週次レビューのテンプレートを作って、タスクと振り返りをまとめておく
（複数のアプリを併用する際は、役割分担を決めておくと混乱しにくいです。「Todoistはプロジェクト管理用」「リマインダーはルーティン用」など。）
4. 実践ルーチン：1日の中でiPhoneをタスク管理に“組み込む”方法
具体的に、在宅ワーカーとして取り入れやすい「1日ルーチン」を例にします。この中で、iPhoneを使ったタスク管理を“自然に”取り込むと継続しやすくなります。
🌞朝（業務開始前）
- 起床直後 or コーヒーを淹れる間
リマインダーアプリや主要ツールを起動 → 未完了タスクを振り返る - 今日の“優先タスク3件” を決めて登録
— 緊急・重要度を意識して - カレンダーと紐づけ
時間が決まっているタスクはカレンダーに置く
💻午前中
- iPhoneでタスクを進めながら、完了したらタスクをチェック／完了設定
- ※集中が必要なタスクは、Focus To-Do などで時間区切りをしておく
☕昼休み・午後開始前
- タスクの進捗を確認。予定変更やタスクの優先度変更の必要があれば調整
- 午後用のタスクを並べ替える
🌙午後〜夕方
- 隙間時間や気分が乗らない時間帯には、短い作業タスク（メール処理、簡単な確認作業など）をiPhoneで処理
- 通知やリマインダーが来たら、タスクを開いて即実行 or スヌーズ
⏰業務終了前（30分程度）
- 完了したタスクの確認・チェック
- 未完了タスクの翌日への持ち越しを整理
- 翌日の“優先タスク”を3件ほど登録
このようなルーチンを、まず2週間程度試して調整していくと、自分にフィットした運用パターンが見えてきます。
5. 継続・振り返りの仕組み化
iPhoneだけでタスク管理できる状態を“続ける”ためには、仕組み化と定期的な振り返りが不可欠です。
5-1 週次レビューをルーチンに組み込む
たとえば、毎週金曜夕方に、以下のような流れ
- 今週完了したタスクの確認（達成感を味わう）
- 未完了タスクの再評価と振り分け
- 来週の優先プロジェクト・目標を設定
- タスク登録のルールやテンプレートの見直し
5-2 月次 or 四半期単位で“仕組み見直し”
- アプリの使い勝手に不満はないか❓
- 通知やリマインダーが多すぎてストレスになっていないか❓
- 自動化（ショートカット、Zapier連携など）を追加すべきか❓
- タスクが膨らみすぎて管理しきれなくなっていないか❓
5-3 小さな改善の積み重ね
- タスク名の付け方を統一
- タグやラベルのルールを整理
- 定型タスクはテンプレート化
- 入力時間を最小化 → 音声入力やウィジェットを活用
このように“振り返り→改善→運用”を回すことで、iPhoneでのタスク管理が生きた仕組みになります。
まとめ：あなたに合った“最小限の仕組み”を見つけよう
「iPhoneひとつでタスク管理を完結させる」ことは、多くの在宅ワーカーや障がい者・職員の方にとって、有効な選択肢です。ただし、「万能な設定」は存在しません！
ポイントは、以下の通りです
- まずは 標準アプリで慣れる → 無理のない範囲でスタート
- 必要な機能（通知、繰り返し、共有、連携）を見極めて、1〜2個の外部ツールを導入
- 日々のルーチンに iPhone タスク操作を“自然に組み込む”
- 継続性を保つため、振り返りと改善の仕組みを持つ
最初は「シンプル運用」で始めて、徐々に自分仕様に拡張していくのがコツです。
読者の皆さまが、「iPhoneだけでタスクを回す安心感」を手にして、日々の仕事がより軽やかになることを願っています✨
▽スマホをうまく活用してお仕事をする為のヒントはこちらから▽
